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行政秘书的公文规范

 

 

      公文一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文单位标识、发文字号、签发人、标题、主送、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、主题词、抄送、印发单位和印发日期等部分组成。

 

(一)秘密等级和保密期限

涉及国家秘密、本项目秘密的公文应当标明秘密等级和保密期限。秘密等级用3号黑体字顶格标识在版心右上角第1行,两字之间空1:如需同时是  标识保密期限,标识方法与秘密等级相同,秘密等级和保密期限之间用“★"隔开,如不标, 保密期限,秘密等级两字之间空I字距离。“绝密”、“机密”公文应在公文首页左上角标明份文  数序号。根据国家机密保密期限规定,如不标识保密期限,就等同于“绝密”三十年,“机密”作  为二十年,“秘密”为十年。

 

 (二)紧急程度

 

     公文处理必须做到及时、准确、安全。紧急程度是对公文传递和办理速度的要求。标明紧急程度,是为了引起特别注意,以保证公文的时效,确保紧急事项的及时处理。文秘部门处理公文要力求“当日签收、当日登记、当日呈批、当日转办”。特别是急件,要贯彻“急事急办、特事特办”的原则,抓紧办理,行文时应根据紧急程度,分别标明“特急”、“急件”紧急电报应分别标明“特急”“加急”“平急”。在特殊情况下,也可以标明“在**时送达”。紧急程度在公文右上角标注。公文标题内有“紧急”二字的,如“关于XX紧急通知”等,也应视同急件处理。

 

   ()发文字号(亦称“文号”)

 

     发文字号是由发文机关代字、 发文年度和顺序号三个部分组成。年度使用公元纪年,用阿拉伯数字,两侧用方括号[]”。例如:皖政[1997]18 号,“皖政”是江苏省人民政府的代字,“[1997]”是发文的年度,“18号”是1997年发文的顺序号。几个机关联合行文,只标注主办机关发文字号。有发文机关加“文件”二字组成文头的文件,发文字号一般标注在文头之下,横线上方居中;只用发文机关作文头时的文件,发文字号则标注在横线之右下角、文件标题之上。设为首页上报的公文,应注明签发人。联合行文要同时注明联合发文机关的签发人。签发人姓名标在文头之下,横线以上右侧位置,或标在横线之右下角、文件标题之上。同时,发文字号则移至左侧。机关代字应相对稳定,不可经常变动。为保证发文字号规范防止重号、漏雨和错号,发文字号应由发文机关的文秘部门统一管理与编写。

 

    ()公文标题

 

      公文标题是对公文主 要内容的揭示。要求做到准确、简要。规范化的公文标题一般应由发文机关名称、公文王题(事由)和公文种类三个部分组成。除三个部分外,在发文机关名称与公文主题之间加个介词(:“关于”“对”“在”、“为”“给”等),在公文主题与公文种类之间加一个结构助词“的”字。例如:“国务院办公厅关于发布<国家行政机关公文处理办法》的通知”,其中:“国务院办公厅”是发文机关名称,“关于”是介词,“发布《国家行政机关公文处理办法》”是公文主题、“的”是结构助词,“通知”是公文的种类。标题除发布法规性的文件可加书名外,一般不用标点符号。